Weisungswesen
Das Weisungswesen ist die gesteuerte Hierarchie der internen Regelwerke einer Bank, von Reglementen des Verwaltungsrats bis zu Arbeitsanweisungen, mit Eignern, Genehmigungsstufen und Reviews.
Das Weisungswesen ordnet die internen Regelwerke nach ihrer Bindungswirkung: Policies setzen Grundsätze, Standards verbindliche Anforderungen, Arbeitsanweisungen beschreiben die Abläufe und Leitfäden geben Empfehlungen. Jedes Dokument hat einen Eigner, eine genehmigende Instanz, einen Geltungsbereich, eine Version und ein nächstes Review-Datum. In der Schweiz erlässt der Verwaltungsrat die für eine angemessene Organisation erforderlichen Reglemente, detailliertere Vorgaben ergehen typischerweise als Weisungen (in Deutschland meist Richtlinien genannt).
Für den Verwaltungsrat ist das Weisungswesen der Weg, auf dem Strategie und Risikoappetit zu verbindlichem Verhalten werden. Aufsicht und Prüfgesellschaften nutzen es als Massstab, an dem das tatsächliche Verhalten gemessen wird. In Deutschland verlangen die MaRisk, dass die Geschäftstätigkeit auf dokumentierten Organisationsrichtlinien beruht, die den Mitarbeitenden bekannt gemacht und bei Änderungen von Aktivitäten und Prozessen zeitnah angepasst werden.
Typische Schwächen sind sich überschneidende Dokumente mit widersprüchlichen Anforderungen, Weisungen mit überschrittenem Review-Datum, eine unklare Abgrenzung zwischen materiellen und redaktionellen Änderungen sowie Anforderungen, die sich weder auf die umgesetzte Regulierung noch auf die durchsetzende Kontrolle zurückführen lassen.
In der Praxis
- 01Führt alle internen Regelwerke in einem Register mit stabilen IDs, Eigner, Genehmigungsstufe, Geltungsbereich, Version und nächstem Review-Datum.
- 02Legt gemäss Kompetenzordnung fest, welche Instanz welchen Dokumenttyp genehmigt.
- 03Führt materielle Änderungen durch den vollen Genehmigungsprozess und behandelt redaktionelle Änderungen als Nebenversion mit Änderungsprotokoll.
- 04Ordnet jede Anforderung ihrer regulatorischen Quelle sowie den umsetzenden Prozessen und Kontrollen zu.
- 05Verfolgt überfällige Reviews und offene Ausnahmen als Führungskennzahlen.
Wie MRM-Solution unterstützt
- 01Weisungen aus den modellierten Prozessen erzeugen, damit Rollen und Verantwortlichkeiten im Text der gelebten Praxis entsprechen.
- 02Gremien, Kompetenzen und Eskalationswege einmal modellieren; die Struktur wird auf Lücken, Zyklen und die Unabhängigkeit der zweiten Linie geprüft.
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