Schriftlich fixierte Ordnung
Die schriftlich fixierte Ordnung ist die Gesamtheit der dokumentierten Organisationsrichtlinien, auf deren Grundlage ein Institut nach den MaRisk seine Geschäfte betreiben muss.
MaRisk AT 5 verlangt, dass Institute in Deutschland ihre Geschäftsaktivitäten auf der Grundlage von Organisationsrichtlinien betreiben, etwa Handbüchern, Arbeitsanweisungen oder Arbeitsablaufbeschreibungen, deren Detaillierungsgrad sich nach Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäfte richtet. Die Richtlinien müssen dokumentiert, den betroffenen Mitarbeitenden bekannt gemacht, aktuell gehalten und als Prüfungsgrundlage der Internen Revision geeignet sein. In Praxis und Prüfung heisst diese Gesamtheit schriftlich fixierte Ordnung. Im Rundschreiben selbst ist der Ausdruck kein definierter Begriff: Frühere Fassungen verlangten, die Richtlinien schriftlich zu fixieren, die Fassung vom 30. Juni 2026 verlangt die Dokumentation in Textform.
Mindestens geregelt sind Aufbau- und Ablauforganisation, Aufgabenzuweisung, Kompetenzordnung und Verantwortlichkeiten, die Risikosteuerungs- und -controllingprozesse, die Interne Revision, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie Datenschutz und Compliance, Auslagerungen und, je nach Grösse und Komplexität, ein Verhaltenskodex. Für die Geschäftsleitung ist sie der Nachweis, dass die gesetzlich verlangte Organisation besteht und gelebt wird.
Typische Schwächen sind Richtlinien, die einen überholten Ablauf beschreiben, fehlende Verknüpfungen zwischen Regelungen und den Kontrollen, die sie durchsetzen, unklare Zuständigkeiten und Fassungen, die Mitarbeitende nicht leicht finden. Das Schweizer Gegenstück ist das Weisungswesen, also die Reglemente und Weisungen, die eine Bank im Rahmen der FINMA-Anforderungen an die Corporate Governance führt.
In der Praxis
- 01Hält von jeder Organisationsrichtlinie genau eine aktuelle, zugängliche Fassung bereit und archiviert überholte Fassungen.
- 02Passt Richtlinien zeitnah an, wenn sich Prozesse, Produkte oder Systeme ändern, und nutzt den Änderungsprozess als Auslöser.
- 03Gestaltet die Richtlinien so, dass die Interne Revision die gelebte Praxis daran prüfen kann.
- 04Hält die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten der Führungsebene in einer konsistenten Übersicht fest.
Wie MRM-Solution unterstützt
- 01Weisungen aus den modellierten Prozessen erzeugen, damit Rollen und Verantwortlichkeiten im Text der gelebten Praxis entsprechen.
- 02Einen unveränderbaren Audit Trail führen: wer was wann in welcher Rolle geändert hat, dazu ein Änderungsprotokoll pro Weisung.
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